Terms & Conditions

These general terms and conditions apply to all services rendered by Bench BV, its lawyers and personnel. The Dutch and English versions are both provided below; if there is any discrepancy or ambiguity between them, the Dutch version prevails.

Algemene Voorwaarden

1. Bench BV is een besloten vennootschap naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te Frankrijklei 5/401, 2000 Antwerpen, met ondernemingsnummer 1040.534.143 en bankrekeningnummer BE71 0020 3595 9369 bereikbaar via info@bench.be, www.bench.be (in deze algemene voorwaarden aangeduid als 'Bench'). Alle advocaten van Bench zijn verbonden aan de Balie van Antwerpen.
2. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten geleverd door Bench, haar advocaten en overig personeel. Alle verbintenissen van Bench zijn middelenverbintenissen. Afwijkingen op deze algemene voorwaarden kunnen slechts mits een schriftelijke andersluidende overeenkomst tussen Bench en de cliënt. Indien er een discrepantie of onduidelijkheid is tussen de Nederlandse en Engelse versie van deze algemene voorwaarden, zal de Nederlandse versie voorrang hebben.
3. De cliënt verbindt zich ertoe alle relevante gegevens, documenten en informatie te verstrekken die nodig zijn voor het verlenen van de diensten, en tijdig de nodige managementbeslissingen te maken en communiceren. De cliënt staat in voor de juistheid, actualiteit, volledigheid en betrouwbaarheid van dergelijke gegevens, documenten en informatie, ook indien deze publiek verifieerbaar zouden zijn. De cliënt erkent en aanvaardt dat het niet nakomen van deze bepaling een negatieve invloed kan hebben op het verloop en de uitkomst van het dossier, en Bench geen aansprakelijkheid in dit verband aanvaardt.
4. In de context van de dienstverlening zal Bench persoonsgegevens verwerken van (o.a. medewerkers, aangestelden, of personeel) van de cliënt. In hoofdzaak zullen deze persoonsgegevens verwerkt worden voor administratieve doeleinden (e.g. facturatie, aanmaken, dossier), nakoming van wetgeving (e.g. anti-witwas), en de behartiging van het dossier van de cliënt. Voor meer informatie inzake de verwerking van persoonsgegevens wordt verwezen naar de Privacyverklaring, terug te vinden op onze website of te verkrijgen op aanvraag.
5. In de context van de dienstverlening zal Bench gebruik maken van technische tools en softwareprogramma's, waaronder ook AI (gedreven) tools en programma's. Bench houdt hierbij rekening met haar wettelijke en deontologische verplichtingen (o.a. inzake vertrouwelijkheid) en de richtlijnen van de Orde van Vlaamse Balies. Indien de cliënt niet wenst dat Bench in haar dossier gebruik maakt van AI, dient zij Bench hiervan voorafgaand aan de start van de samenwerking schriftelijk op de hoogte te brengen.
6. Bench levert haar diensten uitsluitend ten behoeve van de cliënt. Derden kunnen aan de verrichte werkzaamheden en de resultaten daarvan geen rechten ontlenen. Bench legt zich in eerste instantie toe op geschillenbeslechting en contractueel werk (dat laatste beperkt tot IP, IT, data en andere commerciële onderwerpen). De cliënt erkent dat bijvoorbeeld transactioneel werk, arbeidsrecht en fiscale adviesverlening buiten de expertise van Bench vallen.
7. De cliënt en/of Bench kunnen te allen tijde, zonder schadevergoeding aan elkaar vergoed te zijn, de overeenkomst beëindigen, middels schriftelijke kennisgeving, zonder dat dit evenwel afbreuk doet aan de verplichting van de cliënt om de door Bench verrichte diensten en gemaakte kosten voorafgaand aan deze beëindiging te vergoeden. De beëindiging door Bench mag niet ontijdig gebeuren, en mag de belangen van de cliënt niet in het gedrang brengen, behoudens indien de cliënt nalaat vervallen ereloonstaten, provisienota's of kostenafrekeningen te betalen. De cliënt erkent en aanvaardt dat de beëindiging van de samenwerking alsook de timing hiervan een negatieve invloed kan hebben op het verloop en de uitkomst van het dossier.
8. De aansprakelijkheid van Bench is beperkt tot het bedrag dat effectief wordt uitgekeerd ingevolge de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van de Orde van Vlaamse Balies (basispolis en aanvullende polis). De cliënt kan op eerste verzoek een afschrift van deze polissen bekomen. Op uitdrukkelijk schriftelijk verzoek van de cliënt kan Bench voor een specifieke opdracht een bijkomende verzekering afsluiten. Indien, om welke reden dan ook, geen effectieve uitkering krachtens de beroepsaansprakelijkheidsverzekering geschiedt, is de aansprakelijkheid van Bench beperkt tot het ereloon dat werd gefactureerd door en effectief werd betaald aan Bench voor de betrokken opdracht, met een absoluut maximum van 500.000 euro. Behoudens uitdrukkelijk andersluidend beding, is Bench niet aansprakelijk voor enige prestaties verricht door derden op wie zij een beroep zou doen. Bij niet naleving van de cliënt van deze algemene voorwaarden of de wetgeving, is Bench gerechtigd haar dienstverlening te schorsen na de cliënt hierover in gebreke te hebben gesteld met een redelijke remediëringstermijn. De cliënt erkent en aanvaardt dat dit een negatieve invloed kan hebben op het verloop en de uitkomst van een dossier. Bench aanvaardt in dergelijk geval geen aansprakelijkheid voor het niet of niet tijdig nakomen van wettelijke of ander soort deadlines of termijnen. De cliënt aanvaardt om, voor zover maximaal toegelaten onder het toepasselijk recht, de bestuurders, aannemers, onderaannemers, vertegenwoordigers, aangestelden, advocaten, werknemers en andere uitvoeringsagenten van Bench niet persoonlijk of rechtstreeks aan te spreken voor of in verband met de (uitvoering van de) diensten geleverd door Bench, haar advocaten of personeel. De cliënt doet in dit verband afstand van enige buitencontractuele vordering op voornoemde personen. Elke (aansprakelijkheids)vordering voor of in verband met de uitvoering van de diensten (met inbegrip van elke buitencontractuele aansprakelijkheidsvordering) zal de cliënt uitsluitend tegen Bench (kunnen) instellen.
9. Bench stelt haar ereloonstaten op naar geleverde diensten. De erelonen worden in principe bepaald in functie van de duurtijd van de geleverde diensten en de geldende uurtarieven. Een overzicht van de geldende uurtarieven kan op eenvoudig verzoek worden bekomen. Bench evalueert de uurtarieven van tijd tot tijd. De tarieven kunnen algemeen of voor bepaalde advocaten worden aangepast. Voor algemene kantoorkosten (zoals administratieve ondersteuning, secretariaat, kopieerwerk, telefoonkosten en portkosten) rekent Bench een percentage op de erelonen aan. Specifieke kosten (zoals kosten van koeriers, gerechtsdeurwaarders, vertalers en gerechtskosten) worden afzonderlijk aangerekend. Bench factureert haar diensten periodiek, minstens op maandbasis. Bench kan provisies vragen vooraleer een dossier gestart kan worden.
10. Ereloonstaten, provisienota's en kostenafrekeningen zijn contant betaalbaar op de maatschappelijke zetel van Bench. Betaaltermijn is 14 dagen na ontvangst van factuur. Bij ontijdige bepaling is automatisch en zonder ingebrekestelling 10% interest verschuldigd per maand tot op de datum van effectieve betaling. Bij laattijdige betaling is de cliënt ook een eenmalige compensatie voor invorderingskosten verschuldigd, gelijk aan 10% van de hoofdsom. Bij blijvende wanbetaling na hierover in gebreke te zijn gesteld met een redelijke remediëringstermijn kan Bench de dienstverlening opschorten. De cliënt erkent en aanvaardt dat dit een negatieve invloed kan hebben op de behandeling en uitkomst van het dossier.
11. De overeenkomst tussen Bench en de cliënt (en alle eventuele niet-contractuele verbintenissen die eruit voortvloeien of ermee verband houden) wordt beheerst door het Belgisch recht en de toepasselijke deontologische regels. Alle geschillen (met inbegrip van eventuele geschillen in verband met een niet-contractuele verbintenis die voortvloeit uit of verband houdt met de overeenkomst) worden beslecht door de rechtbanken van de maatschappelijke zetel van Bench (rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Antwerpen, Vredegerecht van het vijfde kanton), onverminderd het recht van Bench om gerechtelijke stappen te ondernemen voor de rechtbanken van het rechtsgebied van de cliënt.
12. De cliënt erkent dat de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten toepasselijk kan zijn op de diensten van Bench. Deze regels verplichten Bench ertoe over te gaan tot identificatie van iedere cliënt en tot waakzaamheid betreffende de cliënt, zijn vertegenwoordiger(s) en uiteindelijke begunstigde(n). De cliënt erkent zijn verplichting mee te werken bij de naleving van de hogervermelde regels en zal, op eerste verzoek, alle vereiste informatie en documenten bezorgen. De cliënt zal Bench onmiddellijk inlichten over iedere wijziging van deze informatie gedurende de periode waarin Bench diensten verleent. Bench behoudt zich het recht voor om, in overeenstemming met de hogervermelde regels, alle diensten op te schorten of te beëindigen indien de cliënt geen of onvoldoende informatie meedeelt of er twijfel rijst over de nauwkeurigheid van de meegedeelde informatie. Dergelijke opschorting of beëindiging leidt nooit tot enige aansprakelijkheid van Bench en heeft geen enkel invloed op de reeds door Bench geleverde en aanrekenbare diensten. De cliënt aanvaardt dat de prestaties verbonden aan de naleving van de hoger vermelde regels inzake bestrijding van het witwassen van geld en de bestrijding van terrorisme aangerekend zullen worden.
13. Advocaten zijn onderworpen aan de regeling inzake buitengerechtelijke regeling van geschillen voorzien in Boek XVI van het Wetboek Economisch Recht. Een cliënt kan, in verband met een afgesloten overeenkomst een grief indienen of informatie aanvragen bij Bench via info@bench.be. Klachten dienen gericht te worden aan een partner. Een cliënt kan ook een klacht indienen bij de Ombudsdienst Consumentengeschillen Advocatuur (OCA), bevoegd voor de buitengerechtelijke regeling van geschillen tussen advocaten en consumenten over de dienstverlening van een advocaat. De OCA is gevestigd in de Staatsbladstraat 8, B-1000 Brussel. Klachten worden bij voorkeur online ingediend via het elektronische formulier beschikbaar op oca.ligeca.be. Consulteer deze link ook voor meer informatie over de OCA.

General Terms and Conditions

1. Bench BV is a private limited liability company organised under Belgian law, with registered office at Frankrijklei 5/401, 2000 Antwerp, with company number 1040.534.143 and bank account number BE71 0020 3595 9369, reachable via info@bench.be, www.bench.be (hereinafter referred to as 'Bench' in these general terms and conditions). All lawyers of Bench are members of the Antwerp Bar.
2. These general terms and conditions apply to all services rendered by Bench, its lawyers and personnel. All of Bench's obligations are obligations to use its best efforts. Any deviations from these general terms and conditions require a formal written agreement between Bench and the client. If there is any discrepancy or ambiguity between the Dutch and English versions of these general terms and conditions, the Dutch version shall prevail.
3. The client undertakes to provide all relevant data, documents and information required for the provision of the services, and to make and communicate the necessary management decisions in a timely manner. The client is responsible for the accuracy, timeliness, completeness and reliability of such data, documents and information, even where these are publicly verifiable. The client acknowledges and accepts that failure to comply with this provision may affect the course and outcome of the file negatively and Bench does not accept any responsibility in this regard.
4. In the context of the provision of services, Bench will process personal data of (among others) the employees, appointees or personnel of the client. Such personal data will mainly be processed for administrative purposes (e.g. invoicing, file creation), compliance with legislation (e.g. anti-money laundering), and the handling of the client's file. For more information regarding the processing of personal data, please refer to the Privacy Policy, available on our website or upon request.
5. In the context of providing its services, Bench will use technical tools and software programs, including AI-driven tools and programs. In doing so, Bench takes into account its legal and ethical obligations (including those regarding confidentiality) and the guidelines of the Flemish Bar Association. If the client does not wish Bench to use AI in their file, they must notify Bench of this in writing prior to the start of the collaboration.
6. Bench renders its services solely for the benefit of the client. Third parties cannot derive any rights from the work performed or its results. Bench primarily focuses on dispute resolution and contractual work (the latter limited to IP, IT, data and other commercial matters). The client acknowledges that, for example, transactional work, employment law and tax advice fall outside the expertise of Bench.
7. The client and/or Bench can at all times terminate the agreement, without either party owing compensation to the other, by written notice, without prejudice to the client's obligation to compensate Bench for the services rendered and expenses incurred prior to such termination. Termination by Bench may not take place in an untimely manner and may not jeopardise the interests of the client, unless the client has neglected to pay fee invoices, retainers, advance payment invoices or cost statements which are due and payable. The client acknowledges and accepts that the termination of the collaboration, as well as its timing, may have a negative impact on the course and outcome of the file.
8. The liability of Bench is limited to the amount effectively recovered under the professional liability insurance policy of the Order of Flemish Bar Association (standard and supplementary policy). The client can receive a transcript of these policies upon first request. Upon express written request of the client, an additional insurance policy can be taken out for a specific assignment. If, for any reason whatsoever, no effective recovery is obtained under the professional liability insurances, the liability of Bench shall be capped at the amount of fees invoiced to and effectively paid by the client for the relevant assignment, with an absolute maximum of 500,000 euros. Unless otherwise agreed, Bench shall not be liable for any work performed by third parties which Bench would involve. If the client fails to comply with these general terms and conditions or with applicable legislation, Bench is entitled to suspend its services after having given the client formal notice with a reasonable period to remedy the situation. The client acknowledges and accepts that this may have a negative impact on the course and outcome of a file. In such case, Bench accepts no liability for any failure to meet, or any late compliance with statutory or other deadlines or time limits. The client agrees, to the maximum extent permitted under applicable law, not to hold Bench's directors, contractors, subcontractors, representatives, appointees, lawyers, employees, and other auxiliary persons personally or directly liable for or in connection with the (performance of the) services provided by Bench, its lawyers or personnel. In this respect, the client waives any tort claim against the aforementioned persons. Any (liability) claim for or in connection with the performance of the services (including any tort claim) will (may) be brought by the client exclusively against Bench.
9. Bench draws up its fee invoices based upon the services rendered. In principle, fees are determined based upon the duration of the services rendered and the applicable hourly rates. An overview of the applicable hourly rates can be obtained upon simple request. From time to time, Bench may reassess the hourly rates, meaning that the rates may change generally, or that the rate of a specific lawyer may change. Bench applies a percentage surcharge on the fees due for general office expenses (e.g. administrative and secretarial support, copies, telephone charges and mail charges). Specific costs (e.g. courier costs, fees and costs owed to bailiffs and translators, and court costs) shall be billed separately to the client. Bench periodically bills its services, in principle on a monthly basis. Bench can request advance payments/retainers before a file can be started.
10. Fee notes, provision notes and cost statements are payable in cash at the registered office of Bench. The payment term is 14 days after receipt of the invoice. In the event of late payment, interest at a rate of 10% per month shall automatically become due, without notice of default, until the date of effective payment. In the event of late payment, the client will also owe a one-off compensation for collection costs, equal to 10% of the principal amount. In the event of continued non-payment, after the client has been given formal notice with a reasonable period to remedy the situation, Bench may suspend its services. The client acknowledges and accepts that this may have a negative impact on the handling and outcome of the file.
11. The agreement between Bench and the client (and any non-contractual obligations arising out of or in connection with it) is governed by Belgian law and the applicable deontological rules. All disputes (including any disputes relating to any non-contractual obligations arising out of or in connection with the agreement) shall be settled by the courts of the registered office of Bench (courts of Antwerp, department Antwerp, Vredegerecht of the 5th district). Bench reserves the right to take legal action before the courts of the jurisdiction of the client.
12. The client acknowledges that the services to be performed by Bench could fall within the scope of the Law of 18 September 2017 on the prevention of money laundering and terrorist financing and on the restriction of the use of cash. Under these rules, Bench is obliged to comply with a duty of client identification and due diligence regarding the client, their agent(s) and their ultimate beneficiary/ies. The client acknowledges its obligation to cooperate in this respect and to provide, upon first request, all information and documents required. If this information were to change during the term within which services are provided, then Bench is to be informed immediately. Bench reserves the right to suspend or stop any and all services, in accordance with applicable legislation, when no or insufficient information is provided or when doubts arise regarding the accuracy of the information provided. Such suspension or cessation of services entails no liability whatsoever on the part of Bench and in no sense affects the services already performed and billable. The client accepts that the costs and fees for services performed within the framework of the obligations set out in the anti-money laundering legislation will be charged.
13. Lawyers are bound by the regulations regarding out of court settlement of disputes as set out in book XVI of the Code of Economic Law. Clients can file a complaint or obtain information regarding an existing agreement via info@bench.be. Complaints need to be addressed to a partner. Clients can also file a complaint with the "Ombudsdienst Consumentengeschillen Advocatuur" (OCA), the certified entity for out of court settlement of disputes between lawyers and clients regarding services rendered by a lawyer. The OCA is located at Staatsbladsstraat 8, 1000 Brussels. Complaints are preferably filed online by using the electronic complaint form at oca.ligeca.be. Please also consult this link for additional information regarding the OCA.